Comment collaborer sur des documents Pages avec des amis et des collègues « iOS et iPhone

Google Docs est conçu pour le travail d’équipe et la collaboration, mais la suite iWork d’Apple est également dotée des mêmes fonctionnalités. Si vous travaillez sur un document Pages sur votre iPhone et que vous souhaitez obtenir l’avis d’autres membres de votre équipe, vous pouvez facilement les inviter à consulter, commenter, modifier et plus encore à vos côtés.

À la manière typique d’Apple, il n’est pas difficile de commencer à inviter d’autres utilisateurs de Pages à rejoindre votre document. En fait, peu importe l’appareil ou la plate-forme Apple que vos collègues ou amis utilisent. Qu’ils travaillent depuis un iPhone, un iPad ou un Mac, vous pouvez tous travailler, partager et collaborer librement.

Étape 1 : Ouvrir le menu Collaborer

Après avoir ouvert Pages, il existe plusieurs façons de lancer le processus d’invitation d’autres utilisateurs de Pages à collaborer sur votre rapport, lettre, livre, dépliant, affiche, carte, enveloppe, carte de visite, certificat ou autre document Word. De plus, toutes les options fonctionnent si vous ouvrez ou accédez au fichier à partir de l’application Fichiers à la place. (Remarque : nous ne discutons ici que du côté iOS, bien que macOS puisse être très similaire.)

Option 1 : À partir du document Pages

Recherchez et ouvrez votre document à partir du Récents ou Parcourir onglets. Ensuite, en haut, appuyez sur l’icône de collaboration (une icône de profil avec un signe plus (+)).

Option 2 : depuis le menu Récents ou Parcourir

Trouvez votre document dans Récents ou Parcourir onglets, puis appuyez longuement dessus pour faire apparaître le menu contextuel. Sur iOS 12 et inférieur, la liste est noire et horizontale, tandis que sur iOS 13, elle est plutôt de couleur platine ou gris clair et verticale. Ensuite, appuyez sur « Partager », puis appuyez sur « Ajouter des personnes » dans les options.

Option 3 : depuis le menu Parcourir uniquement

Trouvez votre document dans Parcourir onglet, puis appuyez sur « Sélectionner » en haut. Ensuite, appuyez sur le fichier que vous souhaitez partager. Ensuite, appuyez sur le bouton Partager, suivi de l’action « Ajouter des personnes ».

Déplacez votre document vers iCloud (si nécessaire)

Si vous ne voyez pas l’option « Ajouter des personnes » ou si vous recevez un avertissement « Déplacer vers iCloud » lorsque vous appuyez sur le bouton de collaboration à l’intérieur du document, votre fichier se trouve dans le dossier « Sur mon iPhone » ou à un autre emplacement en dehors d’iCloud Conduire.

Pour déplacer un fichier du Récents ou Parcourir onglets dans le gestionnaire de documents, appuyez longuement sur le fichier pour faire apparaître le menu contextuel. Encore une fois, sur iOS 12 et moins, la liste est noire, et sur iOS 13, c’est plutôt un gris clair.

Dans le menu, appuyez sur « Déplacer », puis placez-le où vous voulez dans iCloud Drive. L’intérieur du dossier « Pages » est un bon endroit si vous souhaitez conserver vos documents Pages au même endroit. Ensuite, appuyez sur « Copier » et Apple déplacera une copie du document vers iCloud Drive, prêt pour la collaboration. Si vous ne voyez pas iCloud Drive comme une option, vous devez l’activer (voir ci-dessous).

Après avoir « déplacé » le fichier, le document d’origine se trouve toujours en dehors d’iCloud Drive, mais vous pouvez le supprimer car vous n’en aurez probablement plus besoin.

Activer iCloud Drive pour les pages (si nécessaire)

Si vous n’avez pas vu iCloud Drive comme option dans le gestionnaire de fichiers de Pages, vous devez l’activer. Pour ce faire, ouvrez Paramètres, puis appuyez sur votre nom en haut de la page. À partir de là, appuyez sur « iCloud », puis activez « iCloud Drive » si ce n’est déjà fait. Enfin, assurez-vous que « Pages » est activé en dessous.

Étape 2 : Choisissez les options de partage

Après avoir appuyé sur l’icône de collaboration ou sur le lien « Ajouter des personnes », appuyez sur « Options de partage » pour modifier les règles de partage du document avant d’envoyer l’invitation.

Pour qui peut accéder au document, vous pouvez choisir entre uniquement les personnes que vous invitez (les collaborateurs ne peuvent pas le partager) ou toute personne disposant du lien (qui peut être donné par d’autres collaborateurs). Si vous sélectionnez « Toute personne disposant du lien », vous aurez la possibilité d’ajouter un mot de passe au document. En ce qui concerne les autorisations, vous pouvez choisir de laisser la personne apporter des modifications ou seulement de la visualiser sans avoir à interagir avec elle.

Étape 3 : Envoyez l’invitation

Maintenant, vous devez choisir comment vous voulez envoyer votre lien d’invitation. Les pages présenteront une liste d’applications suggérées avec lesquelles la partager. Vous pouvez faire défiler jusqu’à la fin de cette liste et appuyer sur « Plus » pour plus d’options. Quelles que soient les options de partage que vous choisissez ou la manière dont vous partagez l’invitation, une fois que vous avez envoyé au moins une invitation pour le document, Pages activera la collaboration, même si aucun de vos invités n’a encore accepté.

Étape 4 : Collaborez avec les autres

Désormais, toute personne disposant des autorisations appropriées peut afficher ou modifier le document à vos côtés. Vous pouvez commencer dès maintenant, mais d’abord, voici un bref aperçu de certains des outils de collaboration que vous rencontrerez en tant que propriétaire ou collaborateur :

Commentant

Si vous souhaitez laisser un commentaire, appuyez longuement sur la zone que vous souhaitez commenter, puis appuyez sur les flèches jusqu’à ce que vous atteigniez « Commentaire ». Appuyez dessus, puis tapez votre commentaire dans le champ fourni. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur « Terminé ».

Vous pouvez traiter les commentaires de la manière la plus simple. Les commentaires apparaîtront sous la forme d’un petit rectangle dans le document. Appuyez dessus pour ouvrir le commentaire. À partir de là, vous pouvez appuyer sur « Répondre » pour ajouter une réponse ou sur « Supprimer » pour supprimer ce commentaire. Vous pouvez utiliser les flèches en bas à droite pour faire défiler les commentaires dans le document. Vous pouvez également appuyer sur les points de suspension (•••) pour ouvrir les options étendues.

Gestion des modifications

Vous pouvez voir rapidement qui est actif dans le document en appuyant sur l’icône de collaboration, où vous pouvez ajuster vos paramètres de partage, inviter plus d’utilisateurs et annuler le partage. Si un utilisateur est actif, vous pouvez appuyer sur le point de cet utilisateur pour accéder à ses modifications en direct afin que vous puissiez les réviser. Toutes les modifications apportées par l’utilisateur seront de cette même couleur, donc si vous souhaitez revoir toutes les modifications d’un utilisateur, vous pouvez numériser le document pour cette couleur.

Si vous souhaitez afficher le document sans ces indicateurs ou commentaires, vous pouvez les désactiver en appuyant sur les points de suspension (•••), puis sur « Paramètres » et en vous assurant que « Activité de collaboration » et « Commentaires » sont désactivés.

Arrêter de partager

Si vous avez eu suffisamment de collaboration, vous avez les outils pour l’arrêter dans son élan. Si vous avez choisi d’inviter des personnes en privé, plutôt que d’utiliser un lien public, vous pouvez supprimer les autorisations une par une. Appuyez sur l’icône de collaboration, puis sur l’utilisateur en question. Ensuite, appuyez sur « Supprimer l’accès ». Appuyez sur « Continuer » dans la fenêtre contextuelle, et cet utilisateur – pas ses modifications – sera supprimé du document.

S’il s’agit de votre dernier collaborateur, la collaboration se terminera automatiquement. Cependant, si vous avez encore des utilisateurs flottants, vous pouvez mettre fin à la collaboration pour toute l’équipe quand vous le souhaitez. Appuyez simplement à nouveau sur l’icône de collaboration, puis appuyez sur « Arrêter le partage ». À partir de là, appuyez sur « OK » dans la fenêtre contextuelle et tous les collaborateurs seront démarrés à partir de votre document.

Si vous choisissez d’ouvrir à nouveau le document, sachez que le lien d’invitation d’origine restera le même. Cela signifie que définir le fichier sur « Toute personne disposant du lien » signifiera quelqu’un avec le lien d’origine pourra revenir en arrière à l’avenir.

Restrictions

Selon Apple, vous serez confronté à certaines restrictions lors de la collaboration que vous ne rencontrerez pas si vous utilisez uniquement Pages. Voici tout ce que vous ne pouvez pas faire dans Pages lorsque vous collaborez avec des amis et des collègues :

• Ajoutez ou modifiez des fichiers multimédias supérieurs à 50 Mo.
• Réduisez la taille du fichier (Fichier -> Réduire la taille du fichier).
• Faites glisser les lignes et les colonnes entre les zones de corps et d’en-tête dans les tableaux.
• Créez, supprimez ou réorganisez des styles.
• Modifier avec Ruby dans les langues asiatiques.
• Modifiez les paramètres régionaux du document ou utilisez des formats de région personnalisés.
• Créez ou modifiez des formats de cellule personnalisés.
• Ajustez les paramètres des notes de bas de page.
• Insérez, coupez, copiez, collez, supprimez, dupliquez, réorganisez ou modifiez des sections.
• Ajustez les paramètres EndNote.
• Ajouter et modifier des objets principaux.
• Insérez des champs intelligents de date et d’heure.
• Convertissez des documents de traitement de texte en documents de mise en page et vice versa.
• Modifier les paramètres de numéro de page.
• Ajouter ou modifier des pages maîtres.
• Réappliquez le masque à la page.

Cet article a été produit lors de la couverture spéciale de High Phone sur l’utilisation de votre smartphone pour augmenter la productivité. Découvrez toute la série Productivité.